Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE 20.5.2018

 

Mitä henkilötietoja keräämme ja mistä lähteistä?

 

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja sinulta itseltäsi kontaktoinnin ja palveluidemme käytön yhteydessä. Saatamme kerätä Google Analytics ja markkinoinnin automaatio -palveluiden avulla verkkosivustomme kävijätietoja sivustomme kehittämiseksi ja markkinoinnin kohdentamiseksi.  Keräämme ja käsittelemme vain potentiaalisten asiakkaidemme, olemassaolevien asiakkaidemme, työntekijöidemme ja meiltä töitä hakevien henkilötietoja.

 

Tyypillisiä asiakkaidemme yhteyshenkilöiltä saatavia ja kerättäviä tietoja ovat:

 

  • Asiakkaan oman yrityksen nimi
  • Asiakkaan työantajayrityksen nimi
  • Yhteyshenkilön etu- ja sukunimi
  • Työosoite
  • Työsähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Titteli
  • Asiakaspalautetiedot
  • Saatamme kerätä myös yhteydenottolomakkeiden kautta syötettyjä tietoja

 

Palveluidemme toimittamisen yhteydessä käsittelemme esimerkiksi seuraavia tietoja:

 

  • Tilaustiedot
  • Toimitustiedot
  • Laskutustiedot
  • Saatamme käsitellä evästeiden kautta kerättäviä tietoja
  • Saatamme käsitellä verkkopalvelumme käytöstä kerättäviä tietoja

 

Henkilöstömme ja meiltä töitä hakevien osalta käsittelemme henkilöltä itseltään saatuja tietoja sekä muita työsuhteen aikana syntyviä tietoja.

 

  • Työntekijän perustiedot
  • Työnhakijan perustiedot
  • Työnhakijan ansioluettelo (CV)
  • Työnhakijan työhakemus
  • Hakijan suostumuksella saadut referenssitiedot
  • Palkanmaksua varten tarvittavat tiedot
  • Työsuhdetta koskevien velvoitteiden ja oikeuksien täyttämistä varten tarvittavat tiedot
  • Tiettyjä työntekijän arkaluontoisina pidettäviä tietoja, mutta vain ja ainoastaan lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi

 

Suostumuksellasi saatamme kerätä ja käsitellä myös muita tietoja.

 

Miten ja mihin käytämme henkilötietojasi?

 

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme henkilötietojasi vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ovat palveluidemme tarjoaminen, toimittaminen ja asiakashallinta.

 

Käsitelemme henkilötietoja asiakkuudenhallintaan liittyvissä asioissa, kuten palveluiden tuottamiseksi ja toimittamiseksi, laskutusta ja perintää varten, reklamaatioiden käsittelemiseksi, ja asiakastyytyväisyyden mittaamiseksi. Saatamme käyttää henkilötietojasi myös palveluidemme käyttöön liittyvien ilmoitusten tekemiseksi.

 

Lain sallimissa rajoissa saatamme käsitellä henkilötietoja myös markkinoinnin toteuttamiseksi sekä suoramarkkinointitarkoituksiin. Tämä voi pitää sisällään myös henkilötietojen käsittelyä ja analysoimista markkinoinnin tai palveluiden kohdentamista varten. Voimme mahdollisesti näyttää kanavissamme kohdennettuja viestejä tai sisältöjä perustuen aikaisempaan kiinnostukseesi.

 

Saatamme hyödyntää henkilötietojasi myös yrityksemme palveluiden kehittämiseen, kuten uusien palvelukonseptien suunnitteluun ja kaupallistamiseen.

 

Tietojasi saatetaan kerätä ja käsitellä myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen, kuten kirjanpito- ja viranomaistarkoituksiin.

 

Työntekijöitä ja työnhakijoita koskevia tietoja käsittelemme pääasiassa vain henkilöstöhallintotarkoituksiin, työsopimusvelvoitteiden täyttämiseksi, työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi ja työnhakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi avoimeen tehtävään.

 

Millä perusteella käsittelemme tietojasi?

 

Huolehdimme siitä, että meillä on aina lain edellyttämä peruste henkilötietojesi käsittelemiselle. Saatamme käsitellä tietojasi usealla eri perusteella, mutta varmistamme, että meillä on aina vähintään yksi (1) lain määrittelemä käsittelyedellytys olemassa.

 

Asiakas- ja markkinointirekisterin tietoja käsittelemme pääasiassa sopimusten täyttämiseksi ja tarjouksesta sopimukseen -prosessin edistämiseksi. Muita käyttökohteita ovat asiakashallinta, suoramarkkinointi, reklamaatioiden ja asiakaspalautteen käsittely sekä jatkoprojektien ja jatkuvien palveluiden tarjoaminen.

 

Saatamme myös suostumuksellasi käyttää sähköpostiosoitettasi uutis- ja markkinointikirjeiden lähettämiseen tai saatamme suostumuksesi perusteella käsitellä muita tietojasi. Mikäli käsittelemme tietojasi vain suostumuksen perusteella, voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa.

Saatamme käsitellä tietojasi myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

 

Ketkä käsittelevät tietojasi ja luovutetaanko niitä kolmansille osapuolille?

 

Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät yrityksemme henkilöstöön kuuluvat henkilöt työssään. Tietojasi saatetaan joissain tapauksissa luovuttaa luottamuksellisesti alihankkijoillemme, jotka käsittelevät henkilötietojasi kirjallisen toimeksianto -/tai palvelusopimuksen nojalla. Alihankkijamme käsittelevät henkilötietojasi sovitulla tavalla, kirjallisten ohjeidemme mukaisesti ja vain niiden tarkoitusten edistämiseksi, joita on tässä tietosuojaselosteessa mainittu.

 

Asiakkaita koskevien henkilötietojen osalta saatamme käyttää alihankkijoita erityisesti tietojen tallentamiseen ja asiakashallintaan liittyen (pilvitallennuspalvelut, projektinhallinta ja -viestintätyökalut, CRM), tekniseen tukeen ja verkkosivustojen suunnitteluun ja toteuttamiseen liittyen.

 

Henkilöstöasioissa käytämme alihankkijoita erityisesti taloushallintoon ja palkanlaskentaan sekä tietojen sähköiseen tallentamiseen liittyen (pilvitallennuspalvelu). Saatamme myös luovuttaa tietoja muutoin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi taikka lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

 

Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle

 

Tietyissä tilanteissa tietojasi saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle. Osa käyttämistämme pilvipalveluista saattaa sijaita EU:n ulkopuolella. Varmistamme aina, että mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan lain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein.

 

Henkilötietojen säilyttäminen

 

Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kun sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Tietojen säilyttämisajat saattavat perustua myös lainsäädäntöön, kuten kirjanpitolakiin. Poistamme tarpeettoman tiedon.

 

Tietojen turvaaminen

 

Tietojasi säilytetään pääosin sähköisessä muodossa palveluntarjoajamme palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti sopimusten perusteella sopimuskumppaneillemme, kuten mahdollisille alihankkijoillemme.

 

Pääsy henkilötietoihisi on rajattu ja suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Toimitilamme ovat lukitut ja suojatut.

Evästeiden käyttö

 

Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi.

 

Oikeutesi

 

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille esimerkiksi sähköpostilla.

 

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

 

Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet tai muuten puutteelliset henkilötiedot.

 

Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä meille sähköpostia.

 

Tietosuojaselosteen päivittäminen

 

Saatamme päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintamme tai tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Myös lainsäädännön kehittyminen voi aiheuttaa päivitystarvetta. Muutokset astuvat voimaan julkaistuamme päivitetyn tietosuojaselosteen.

 

Mihin voin ottaa yhteyttä tietosuoja-asioissa?

 

Yhteystiedot:

Takanen ja Ruhanen Oy

vanttitie 3 g 30

00980 Helsinki

 

Y-tunnus: 2685320-4

Yhteyshenkilömme: Lennart Takanen, lennart.takanen@1702.fi

 

Päivitetty 20.5.2018